Suatu perusahaan tentu menginginkan setiap proyeknya berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu. Itulah mengapa, seorang manajer proyek harus paham betul bagaimana cara membuat timeline project yang baik dan benar. Dengan adanya timeline ini, diharapkan suatu proyek bisa lebih tertib, baik dari sisi pengerjaan, ketepatan anggaran, hingga administrasi. Lantas, apa sih timeline project itu? Yuk, ikuti pembahasan selengkapnya berikut ini.
Pengertian Timeline Project
sumber: pdfcoffee.com
Timeline project berasal dari dua kata, yaitu timeline dan project. Timeline adalah garis waktu atau linimasa yang menunjukkan urutan suatu kegiatan. Timeline project adalah urutan waktu pengerjaan suatu proyek yang ditampilkan secara visual dalam bentuk diagram batang horizontal, sehingga semua pihak yang terlibat bisa mengetahui waktu pengerjaannya dan bagaimana proyek berjalan. Dengan demikian, setiap anggota tim dapat menyusun skala prioritas terkait tugas di dalam proyek yang akan berlangsung.
7 Kelebihan Menggunakan Timeline Project
Bagi seorang manajer, timeline merupakan elemen terpenting yang harus disiapkan sebelum memulai suatu proyek. Untuk itu, seorang manajer harus memahami cara membuat timeline project dan bagaimana menganalisis setiap rencana yang disusun di dalam timeline. Adapun kelebihan menggunakan timeline project adalah sebagai berikut.
1. Tugas tersusun secara efisien
Cara membuat timeline project diawali dengan pembuatan daftar tugas yang akan diselesaikan dalam satu proyek. Dari daftar tugas yang telah ditetapkan, seorang manajer akan membuat rincian pencapaian di setiap hirarki linimasa.
Rincian itu bisa digunakan untuk menganalisis hubungan antara satu tugas dan tugas yang lain demi meminimalisir kendala dan kekurangan. Dengan demikian, diharapkan proyek bisa berjalan efisien dan tepat waktu.
2. Memudahkan komunikasi antartim yang terlibat di dalam proyek
Biasanya, suatu proyek melibatkan banyak anggota yang dibagi dalam beberapa tim. Seorang pemimpin proyek harus mampu membangun komunikasi yang efektif dengan setiap tim yang terlibat. Hal itu bisa dilakukan dengan mudah melalui project timeline.
3. Memudahkan proses kontrol dan monitoring
Saat suatu proyek berlangsung, diperlukan kontrol dan monitoring secara ketat. Untuk memudahkan proses tersebut, manajer proyek akan melihat timeline yang telah disusun dan memantau sejauh mana proyek berlangsung serta kendala yang mungkin dihadapi.
Itulah mengapa, break down tugas merupakan poin paling penting yang harus diperhatikan sebelum menerapkan cara membuat timeline project.
4. Memudahkan proses penyusunan skala prioritas
Sikap fleksibel atau fleksibilitas merupakan sikap penting yang harus dimunculkan saat meng-handle suatu proyek. Hal itu karena proyek bersifat dinamis, sehingga setiap kemungkinan perubahan harus diprioritaskan agar bisa selesai tepat waktu. Supaya bisa memetakan masalah berdasarkan skala prioritas, kamu bisa mengikuti course Teknik Dasar Pemetaan Masalah Ala Konsultan Manajemen di Kognisi.id.
5. Mengoptimalkan manajemen waktu
Agar setiap proyek bisa selesai tepat waktu dan tepat anggaran, diperlukan manajemen waktu yang efisien. Dengan adanya timeline, diharapkan setiap yang terlibat mampu mengelola waktunya secara efisien dengan memprioritaskan tugas yang harus selesai lebih awal tanpa mengabaikan tugas-tugas lain di proyek yang sama.
6. Meningkatkan antusiasme SDM
Setiap pekerja tentu membutuhkan motivasi agar semangat dan etos kerjanya bisa tetap terjaga. Dengan adanya timeline inilah seseorang bisa termotivasi untuk tetap semangat, terlebih saat mendekati deadline. Semakin detail cara membuat timeline project, semakin jelas gambaran proyek yang akan berlangsung, sehingga semakin mudah setiap pihak untuk mengarahkan fokus kerjanya.
7. Mengoptimalkan penertiban anggaran
Besar kecilnya anggaran di suatu proyek bergantung pada durasi pengerjaan. Jika penyelesaian suatu proyek berjalan molor, akan semakin banyak anggaran yang dikeluarkan. Dengan mengacu pada timeline, suatu proyek harus diupayakan selesai tepat waktu, sehingga tidak terjadi pembengkakan anggaran.
10 Langkah Membuat Timeline Project
Pada dasarnya, cara membuat time project bisa dilakukan melalui aplikasi. Agar timeline yang dihasilkan bisa mewakili gambaran umum proyek, perhatikan 10 langkah berikut.
1. Menentukan ruang lingkup proyek
Cara membuat timeline project diawali dengan menentukan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup itu meliputi tujuan, hasil akhir proyek, pihak-pihak yang terlibat, pemangku kepentingan, dan kemungkinan kendala yang dihadapi.
2. Mengkaji lebih dalam pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam tim
Cara membuat timeline project yang tak kalah penting adalah menentukan siapa saja tim yang dilibatkan. Sebelumnya, harus dikaji terlebih dahulu ketersediaan pihak-pihak yang dilibatkan tersebut untuk memudahkan proses identifikasi tugas yang akan dibebankan.
Misalnya, kamu membutuhkan seorang data engineer untuk menyelesaikan tugas terkait analisis data digital.
3. Mengidentifikasi tugas setiap pihak yang terlibat
Langkah selanjutnya adalah menguraikan tugas setiap pihak yang terlibat. Salah satu teknik yang bisa memudahkan langkah ini adalah WBS (work breakdown structure).
WBS merupakan teknik untuk menguraikan tugas dengan detail secara variatif di setiap elemen, mulai tingkat rendah hingga tingkat tinggi. Kelebihan teknik ini, yaitu keseluruhan tugas di dalam suatu proyek bisa menjadi jelas karena diuraikan secara rinci dan detail.
4. Menganalisis keterkaitan antartugas
Setelah proses identifikasi tugas, langkah selanjutnya adalah menganalisis kemungkinan keterkaitan satu tugas dan tugas yang lain. Dari analisis itu akan diperoleh kesimpulan tugas mana yang menjadi prioritas untuk diselesaikan lebih awal.
5. Membuat estimasi waktu pengerjaan setiap tugas
Setelah proses identifikasi, dilanjutkan dengan menyusun atau membuat estimasi waktu pengerjaan setiap tugas. Estimasi waktunya harus disesuaikan dengan beban tugas yang dijalankan.
Estimasi ini nantinya akan berpengaruh pada jadwal berakhirnya proyek. Secara tidak langsung, langkah ketiga ini menjadi penentu besar kecilnya anggaran suatu proyek.
Jika proyekmu sering gagal dan berjalan tidak sesuai rencana, mungkin kamu perlu meningkatkan skill project management. Yuk, coba ikutan course Belajar Mengelola Project dengan Skill Project Management di Kognisi.id.
Melalui course tersebut, Anda akan diajak untuk mengenal metodologi project management, mempelajari tahapan di setiap fase project management, serta mengenal profesi dan skill project manager.
6. Menyusun daftar deadline (tenggat waktu)
Estimasi pengerjaan merupakan hal yang berbeda dengan tenggat waktu pengerjaan. Daftar deadline ini berisi rincian tugas beserta tanggal akhir penyelesaiannya.
Misalnya, pembuatan desain harus selesai pada tanggal 12 Juni 2022. Saat menyusun tenggat waktu, berikan jeda waktu untuk mengantisipasi terjadinya perubahan.
7. Membuat catatan pencapaian
Catatan pencapaian bisa memudahkan proses pengecekan sejauh mana perkembangan suatu proyek. Sehingga, jika terdapat suatu kendala di tengah pengerjaan, kendala tersebut bisa segera diatasi.
8. Menyusun tugas sesuai urutan waktunya
Saat menyusun tugas, hal yang harus diperhatikan adalah keterkaitan antara satu tugas dan tugas yang lain. Pastikan bahwa setiap tugas dikerjakan sesuai urutannya. Jika dua tugas atau lebih tidak saling terkait dan bisa dikerjakan secara bersamaan, keduanya bisa dimulai dari waktu yang sama.
9. Membuat timeline project
Setelah semua elemen sudah siap, kini saatnya membuat timeline project. Cara membuat timeline project bisa dilakukan melalui aplikasi project management, tulis manual, maupun menggunakan program pengolah angka seperti Excel.
10. Meninjau kembali contoh timeline yang sudah jadi
Contoh timeline yang telah selesai dibuat harus ditinjau kembali. Hal ini bertujuan untuk mengecek kesesuaian antara timeline dan data yang telah dikumpulkan sebelumnya, sehingga bisa meminimalisir kesalahan. Jika semuanya sudah sesuai, timeline siap untuk dipresentasikan.
Itulah cara membuat timeline ala Kognisi.id. Langkah selanjutnya adalah coba, terapkan, dan mulailah untuk berbisnis.
Bagi kamu yang ingin memulai bisnis tapi bingung bagaimana strategi bisnis yang sesuai di era disrupsi ini, yuk ikutan course Business Strategy 101: Menciptakan Keunggulan Kompetitif di Era Disrupsi di Kognisi.id.
Melalui course tersebut, kamu akan dibantu untuk mengenali tiga strategi bisnis yang umum digunakan, memahami apa itu value creation, dan menerapkan teori dan bisnis tools yang ada. Semangat, ya!
Penulis: Serenata L. Kedang
