Jika kamu tertarik menjadi seorang Project Manager, maka project management adalah salah satu kemampuan yang perlu kamu ketahui untuk mencapai keberhasilan sebuah proyek.
Dalam artikel ini akan dibahas semua tentang project management, yakni apa itu manajemen proyek, tujuan, tahapan, macam-macam pendekatannya, dan rekomendasi aplikasi manajemen proyek.
Apa Itu Project Management?
Project management adalah sebuah penerapan dari berbagai proses, metode, skill, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek yang spesifik sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang disepakati.
Adapun definisi lainnya dari dikutip dari Investopedia, project management adalah perencanaan dan penyusunan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk menyelesaikan tugas, event, atau kewajiban tertentu.
Sumber daya yang dikelola dapat berupa pegawai, finansial, teknologi, dan properti intelektual.
Dapat disimpulkan project management atau manajemen proyek adalah sebuah pengelolaan berbagai sumber daya dalam perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Hal yang membedakan manajemen proyek dengan manajemen biasa adalah terdapat hasil akhir yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu, sedangkan manajemen merupakan proses yang terus menerus.
Profesi yang mengerjakan manajemen proyek ini biasanya disebut sebagai manajer proyek (project manager).
Tujuan Manajemen Proyek
Ada beberapa alasan mengapa sebuah proyek perlu dikelola. Berikut ini adalah tujuan perlu dilakukannya manajemen proyek dikutip dari Planview:
1. Mengawasi perkembangan dan implementasi
Sebuah proyek, skala besar maupun kecil, secara umum akan melewati lima tahapan yang sama pentingnya, yaitu inisiasi, perencanaan dan desain, konstruksi dan eksekusi, kontrol dan monitoring, serta penyelesaian. Kelancaran perkembangan dan eksekusi tiap tahapan akan memastikan kesuksesan proyek tersebut.
2. Panduan yang produktif, komunikasi yang efisien, dan pengawasan yang tepat
Kunci keberhasilan proyek adalah kolaborasi tim yang terlibat, sehingga komunikasi yang baik sangat penting. Informasi yang disampaikan haruslah jelas, sehingga setiap pihak yang terlibat memahami dan dapat bekerja sama dengan baik.
3. Mencapai tujuan utama proyek meskipun berada dalam keterbatasan
Beberapa kendala dalam sebuah proyek biasanya adalah ruang lingkup di mana proyek harus selesai dalam waktu yang sudah ditentukan, dengan kualitas yang disepakati, dalam anggaran yang sudah diperkirakan.
4. Mengoptimalisasi input yang diperlukan
Ketika proses pengembangan sedang berjalan, akan selalu ada input atau umpan balik yang mungkin dapat meningkatkan kualitas atau memperbaiki masalah yang ada.
5. Memproduksi proyek yang memenuhi kebutuhan dan tujuan client
Sebuah proyek dibentuk dan diubah menurut visi dan tujuan client, sehingga penting untuk mendiskusikan dan menyepakati tujuan proyek yang realistis. Setelah memahami kebutuhan client, proyek akan difokuskan untuk memenuhi ekspektasinya.
Pertajam skill bisnis kamu dan pahami kebutuhan client lebih baik dengan mempelajari dasar-dasar business strategy yang terpadu dalam online course Business Strategy 101: Menciptakan Keunggulan Kompetitif di Era Disrupsi di Kognisi.id.
Tahapan Manajemen Proyek
Berikut ini adalah tahapan manajemen proyek yang dikutip dari The Digital Project Manager:
1. Inisiasi
Tahapan pertama dari sebuah proyek yang biasanya terdapat beberapa langkah untuk memulai proyek, contohnya:
- Mengidentifikasi produk atau jasa yang perlu disediakan.
- Mengidentifikasi masalah utama dan solusi yang memungkinkan.
- Memperkirakan pengeluaran dan benefit yang akan diperoleh.
- Mengidentifikasi stakeholders, pihak-pihak mana saja yang terdampak proyek ini, bagaimana mereka terdampak, dan apa saja kebutuhannya.
2. Planning
Setelah melewati tahap inisiasi dan disetujui, kamu dapat memulai tahap perencanaan. Tahap ini bisa dibilang merupakan tahap paling krusial dalam siklus proyek.
Contoh langkah-langkah perencanaan proyek yang dapat kamu lakukan adalah:
- Membuat rencana proyek dengan mengidentifikasi detail fase, aktivitas, hambatan, dan jadwal.
- Membuat rencana anggaran.
- Membangun tim dan mengumpulkan material yang diperlukan.
- Membuat perencanaan kualitas yang terukur.
- Membuat mitigasi dan manajemen risiko.
- Membuat kriteria acceptance, yaitu kapan sesuatu dapat disebut “selesai.”
- Membuat rencana komunikasi dengan stakeholders.
3. Eksekusi Proyek
Setelah selesai membuat perencanaan yang matang, saatnya mengeksekusinya. Di tahap eksekusi, manajer proyek pada umumnya akan bertanggung jawab atas:
- Team leadership.
- Membuat tugas.
- Memberikan instruksi terkait tugas.
- Menjaga hubungan dengan client.
- Mengelola komunikasi.
4. Monitoring & Controlling
Merupakan salah satu tahap yang paling berat dalam siklus, mengawasi, dan mengontrol jalannya proyek juga merupakan bagian penting dalam memastikan keberhasilan proyek.
Dalam tahap ini, manajer perlu memastikan proyek berjalan sesuai rencana, kalaupun tidak, manajer perlu mencari solusi agar kembali sesuai rencana.
Beberapa contoh langkah-langkah monitoring dan kontrol yang dilakukan adalah:
- Peninjauan biaya dan waktu.
- Peninjauan kualitas.
- Pengelolaan risiko.
- Mengelola perubahan yang terjadi, ketika sesuatu perlu diubah dalam proses eksekusi, beritahu client dan diskusikan apakah perubahan tersebut dapat disepakati.
5. Closing
Tahapan terakhir dalam manajemen proyek adalah penutupan atau closing.
Di tahap ini akan dilakukan peninjauan dan analisis di berbagai aspek agar dapat dilakukan perbaikan untuk kemudian hari.
Beberapa hal yang dapat diperhatikan saat closing:
- Analisis performa proyek secara keseluruhan, misalnya apakah sudah sesuai perencanaan, risiko tak terduga apa saja yang muncul, dan perubahan apa saja yang terjadi di luar rencana.
- Analisis tim, seperti bagaimana komunikasi antar anggota, kinerja masing-masing, dan lain-lain
- Penutupan proyek secara resmi, mengakhiri kontrak dengan pihak ketiga, dan dokumentasi.
- Tinjauan pasca-implementasi, termasuk mencatat apa saja yang berhasil dan gagal, serta saran agar lebih baik lagi ke depannya.
Pendekatan dan Metodologi Project Management
Wrike menjelaskan pendekatan dan metodologi project management tertentu cocok diterapkan pada jenis proyek tertentu pula. Berikut ini macam-macam pendekatan dan metodologi project management yang dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu tradisional dan agile.
1. Pendekatan Manajemen Proyek Tradisional
Umumnya pendekatan dan metodologi tradisional diterapkan dalam industri manufaktur atau teknik yang memproduksi produk fisik, misalnya bangunan, otomotif, dan komputer.
a. Waterfall
Metode ini kemungkinan cara yang paling umum dalam menjalankan proyek. Dalam metode Waterfall, setiap proyek memiliki tahap berurutan yang harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tahap berikutnya hingga produk selesai. Rencana proyek ini juga dapat digunakan kembali untuk proyek selanjutnya.
b. Critical Path
Mirip dengan metode Waterfall, metode ini juga memiliki tahap berurutan, tetapi lebih fleksibel. Critical path memungkinkan manajer untuk membuat prioritas berdasarkan sumber daya dan kepentingannya, sehingga pekerjaan yang dapat memperlambat kerja tim dan rendah urgensinya dapat dikerjakan belakangan.
c. Critical Chain Project Management (CCPM)
Pendekatan ini lebih fokus dengan sumber daya yang dibutuhkan oleh setiap pekerjaan dalam proyek. Manajer akan menyusun alokasi sumber daya untuk pekerjaan yang lebih krusial dan berprioritas tinggi, kemudian menyusun sisa pekerjaan dengan tetap memastikan deadline terpenuhi.
2. Pendekatan Manajemen Proyek Agile
Pendekatan manajemen proyek agile menggunakan metodologi kolaboratif yang terdiri dari siklus development pendek, yang disebut sprints.
Pendekatan ini menggabungkan feedback selama proyek berjalan agar lebih fleksibel dan dapat terus melakukan improvement.
Pendekatan agile lebih fokus pada kerja sama dan kolaborasi tim dan tidak terlalu fokus pada struktur hierarki kepemimpinan.
d. Scrum
Metode ini membagi-bagikan tanggung jawab manajer proyek tradisional di antara para anggota tim. Dalam metode ini akan hadir Scrum Master sebagai pemimpin dan fasilitator.
e. Kanban
Metode Kanban cocok untuk proyek yang prioritasnya dapat berubah sewaktu-waktu. Kanban mirip dengan Scrum, namun berjalan secara terus menerus, bukan dengan sprint. Pekerjaan dapat ditarik ketika diperlukan dan ketika kapasitasnya memungkinkan.
f. Extreme Programming (XP)
Metode ini dikembangkan khusus untuk software engineering. XP cocok diterapkan ketika ada client yang tidak yakin dengan apa yang mereka butuhkan dari produk akhir, sehingga menciptakan banyak kesempatan untuk testing dan feedback.
g. Adaptive Project Framework (APF)
Pendekatan ini juga cocok untuk proyek-proyek IT yang membutuhkan fleksibilitas dan adaptabilitas yang tinggi, dicetuskan oleh Robert K. Wysocki.
5 Aplikasi Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa aplikasi manajemen proyek yang bisa kamu coba menurut kebutuhan proyek kamu.
1. Trello
Aplikasi ini menjadi salah satu yang paling populer di dunia yang memungkinkan kamu mengorganisasi pekerjaan lewat komputer, smartphone, maupun tablet.
Trello memungkinkan kamu untuk mendelegasikan pekerjaan kepada anggota atau kolega, menambahkan to-do list, dan lain-lain yang membantu produktivitas proyek kamu.
Terdapat versi gratis untuk kamu coba dengan beberapa fitur terbatas dan dapat kamu upgrade kapan saja.
2. Basecamp
Telah hadir lebih dari 10 tahun, Basecamp memiliki reputasi yang kredibel dalam membantu proyek skala besar sekalipun.
Aplikasi ini mengunggulkan fitur diskusi, task, file, jadwal, dan percakapan dalam satu tempat.
Basecamp juga memiliki fungsi untuk berkomunikasi dengan client, sehingga kamu dapat menyimpan dan menelusuri feedback dan persetujuan mereka di satu aplikasi.
3. Asana
Aplikasi ini memiliki fitur-fitur yang mendukung produktivitas kamu, seperti membuat to-do list dan pengingat, berkolaborasi dan mempermudah komunikasi dengan anggota tim melalui catatan, berbagi gambar, serta yang terpenting, kamu dapat mengikuti jalannya proyek.
Asana dapat digunakan secara gratis, namun dengan beberapa batasan fitur dan fungsi. kamu dapat membeli paket Premium, Business, atau Enterprise berdasarkan kebutuhan kamu dan proyek yang sedang kamu jalankan.
4. Jira
Jira adalah salah satu software manajemen proyek paling populer saat ini dan banyak dipakai oleh berbagai perusahaan besar.
Jira dapat diintegrasikan dengan berbagai tools yang mendukung jalannya proyek kamu, misalnya Github, Salesforce, Outlook, Slack, dan lain-lain.
Jira juga cocok untuk proyek kamu yang menggunakan pendekatan Scrum dan sprint.
5. Wrike
Wrike dapat menjadi alternatif Jira yang bisa kamu pertimbangkan. Sama seperti Jira, Wrike menawarkan kustomisasi yang tinggi untuk menyesuaikan kebutuhan kamu.
Sebagian berpendapat Wrike memiliki UI/UX yang lebih baik dari pada Jira, serta menawarkan solusi time-tracking untuk proyek kamu dalam satu aplikasi.
Setelah sedikit mempelajari tentang project management, apakah kamu semakin tertarik dan siap untuk menjadi seorang Project Manager?
Kupas tuntas bagaimana menjadi Project Manager yang kompeten dalam kelas online Belajar Mengelola Project dengan Skill Project Management di Kognisi.id!
Penulis: Serenata L. Kedang
