Secara singkat, Project Manager memiliki peran sebagai jembatan dan sebagai manajer dalam beberapa hal sekaligus. Ingin belajar menjadi Project Manager? Yuk, kenali job desk dan apa saja skill yang diperlukan untuk menjadi seorang Project Manager!
Pengertian Project Manager
Mengutip Projectmanager.com, pengertian Project Manager adalah seorang profesional yang memimpin sebuah tim dalam melewati beberapa proses siklus proyek, yaitu merencanakan, membuat anggaran, membuat jadwal, dan mengawasi jalannya pelaksanaan.
Project Manager juga bertindak sebagai jembatan yang menghubungkan manajemen atas, stakeholder, dan cross-functional team yang terlibat dalam eksekusi sebuah proyek.
Job desk Project Manager meliputi:
- Perencanaan proyek
- Menyusun dan memimpin tim proyek
- Pengelolaan waktu
- Pengelolaan sumber daya
- Pengelolaan stakeholder
- Pengelolaan risiko
- Pengawasan progres
- Membuat dokumentasi dan laporan
Untuk belajar menjadi Project Manager, dalam artikel ini akan dibahas beberapa skill yang perlu Anda kuasai dan hal-hal yang harus dihindari.
10 Skill yang Harus Dimiliki Project Manager
Mengutip Forbes Advisor, terdapat hard skill dan soft skill yang sebaiknya Anda pelajari untuk menjadi seorang Project Manager. Hard skill untuk Project Manager meliputi:
1. Risk Management
Risk management atau pengelolaan risiko adalah proses pengambilan keputusan untuk memaksimalkan keuntungan dan meminimalisir kerugian dari tindakan dalam bisnis.
Sebagai Project Manager, Anda perlu menyadari potensi kerugian dan keuntungan di setiap proyek. Kenali pula toleransi risiko yang perusahaan atau tim Anda bisa tanggung sebagai faktor pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
2. Cost Management
Pengelolaan biaya juga merupakan hal penting yang tidak bisa dikesampingkan. Merupakan tugas dan tanggung jawab Anda sebagai Project Manager untuk mengelola budget dan pengeluaran dalam proyek.
3. Membaca dan Menulis
Terdengar sangat mendasar, tetapi kemampuan membaca secara komprehensif dan kemampuan menulis secara jelas membutuhkan latihan dan pengasahan.
Kemampuan mencerna bacaan dan menyampaikannya kembali ke pihak lain, secara lisan maupun tulisan, sesungguhnya tidak hanya dibutuhkan oleh Project Manager saja, tapi pasti akan bermanfaat juga untuk hampir semua profesi.
4. Perencanaan dan Proyeksi
Project Manager berperan dalam membimbing semua pihak dalam proyek sesuai perannya masing-masing. Kemampuan untuk menyusun rencana yang rapi, detail, dengan goals yang bisa diukur, dan presentasi ke setiap pihak yang terlibat perlu dilatih.
Keterampilan memproyeksi (forecasting) merupakan kemampuan untuk memprediksi hasil proyek, termasuk keuntungan untuk pihak klien dan tim. Ragam skill set ini bisa diasah bersama dengan kemampuan menganalisis data.
Selain hard skill, Anda juga membutuhkan soft skill, atau kemampuan nonteknis, untuk menjalani peran sebagai Project Manager, antara lain:
5. Leadership
Keterampilan kepemimpinan tentu saja harus dimiliki oleh Project Manager. Sebab tanggung jawab Anda termasuk membimbing berbagai pihak dalam sebuah proyek, termasuk memfasilitasi meeting, menjaga akuntabilitas seseorang, serta membuat batasan-batasan.
Kabar baiknya, kemampuan leadership ini bisa dipelajari. Anda bisa mencari kelas atau course yang dapat meningkatkan skill leadership di Kognisi.id.
6. Komunikasi
Kemampuan leadership tidak lengkap tanpa kemampuan komunikasi yang mumpuni. Percaya diri dalam menyampaikan maksud dan tujuan dari satu pihak ke pihak lainnya akan membuat Anda menjadi “jembatan” yang baik.
7. Mengelola Waktu
Memiliki kemampuan mengelola waktu yang baik akan melengkapi skill perencanaan Anda sehingga dapat diandalkan. Tidak semua orang dapat menjalani beberapa deadline, masalah, dan berbagai tugas sekaligus dengan baik. Kuncinya adalah dapat mengatur waktu dan konsisten, sehingga tidak mengacaukan timeline Anda.
8. Kesabaran
Sebagai seorang “jembatan” dan pemimpin, semua perhatian akan terpusat kepada Anda. Anda akan menghadapi ekspektasi, konflik, dan menjalani berbagai tugas sebagai seorang Project Manager.
Ketika semuanya terjadi bersamaan, akan mudah muncul rasa frustasi yang berdampak pada emosi Anda. Agar Anda dapat mengelola semuanya dengan baik, usahakan melatih kesabaran, sehingga Anda dapat menghadapi segalanya dengan tenang.
9. Mampu Beradaptasi
Setiap saat teknologi dan strategi untuk proyek akan selalu berevolusi. Seorang Project Manager perlu belajar hal baru dengan cepat dan mungkin menerapkannya untuk digunakan oleh tim.
Kemampuan beradaptasi dengan kemajuan teknologi yang tidak pernah tidur karena peran Anda akan menggunakan berbagai teknologi untuk keperluan analisis, membuat dokumen, serta komunikasi.
10. Critical Thinking
Berpikir kritis diperlukan untuk setiap posisi. Ketika menjadi Project Manager, pemikiran kritis akan dibutuhkan setiap harinya. Anda akan dituntut untuk membuat keputusan dalam waktu yang relatif singkat dengan berbagai batasan dan pertimbangan dampak ke depannya.
5 Tips Belajar Menjadi Project Manager
Jika Anda memiliki keinginan belajar menjadi seorang Project Manager, berikut ini adalah beberapa tips dari Teamwork.com sebagai inspirasi:
1. Meningkatkan Kemampuan Komunikasi
Kemampuan berkomunikasi yang tepat dan baik dapat dipelajari dan dikembangkan oleh setiap orang dan penting dimiliki oleh seorang Project Manager. Menurut Teamwork.com, sebanyak 57% proyek gagal karena adanya kendala komunikasi.
Project manager bertanggung jawab dalam memfasilitasi kekhawatiran dan kolaborasi buah pikiran anggota tim, sekaligus membuat ruang yang mudah dan nyaman untuk bercakap-cakap dan bertukar ide.
Contoh tindakan yang dapat meningkatkan alur komunikasi dalam sebuah proyek:
- Membuat rencana komunikasi dengan tim dan klien, sehingga mereka tahu bagaimana dan kapan dapat bicara dengan Anda.
- Kenali kelebihan dan kekurangan anggota tim, atau Anda juga dapat menanyakan langsung bagaimana cara menyampaikan feedback yang cocok untuk mereka.
- Menggunakan software project management sebagai platform komunikasi yang mudah bagi semua pihak.
2. Memahami Proses
Sebuah proyek tentunya akan melewati tahap perencanaan, eksekusi, dan hasil, tetapi ini semua hanyalah gambaran secara luas saja. Jika dilihat lebih detail, ada banyak proses yang terlibat, misalnya memberikan feedback, perbaikan, pembagian tugas untuk anggota tim, hingga pengecekan berkala.
Seorang Project Manager perlu mengetahui bagaimana proses sebuah proyek berjalan secara keseluruhan, termasuk memikirkan solusi untuk masalah-masalah yang mungkin akan terjadi. Untuk belajar lebih memahami berbagai proses, Anda dapat melakukan hal berikut:
- Mempelajari proyek sebelumnya yang sudah selesai, sekaligus belajar tidak mengulangi kesalahan yang terjadi sebelumnya.
- Membuat pemetaan tiap proses dan memungkinkan setiap anggota tim juga dapat mengakses dokumen yang diperlukan kapan saja.
- Tetap fleksibel terhadap kemungkinan perubahan yang dapat terjadi sewaktu-waktu.
3. Tahu Bagaimana Mengelola Ekspektasi dan Kapan Harus Bilang Tidak
Berani bilang “tidak” adalah sikap yang kelihatannya sepele, tapi ternyata tidak semua orang mampu menggunakannya dengan bijak. Sebagai Project Manager, Anda perlu mengenali kapasitas tim Anda sendiri agar tidak memberikan ekspektasi berlebihan kepada klien. Dengan memahami limitasi yang dimiliki, ketika klien meminta sesuatu yang di luar kapasitas Anda akan tahu kapan harus menolak.
4. Mengambil Keputusan Berdasarkan Data
Dengan mengambil keputusan dan pilihan berdasarkan data, semua pihak dapat mengerti alasan Anda. Sebagai Project Manager, Anda perlu mengetahui bagaimana data dapat dianalisis untuk membantu Anda mengambil keputusan. Untuk mengasah kemampuan Anda dalam mengelola ekspektasi, cobalah untuk:
- Mempelajari sajian data analitik
- Membiasakan diri mengambil keputusan berdasarkan data yang ada
- Mengevaluasi proyek sebelumnya
5. Proaktif
Menjadi seorang Project Manager membutuhkan sikap proaktif. Jika Anda terlalu pasif, bagaimana bisa tim dan klien mengandalkan Anda untuk mengambil keputusan? Beberapa tips yang bisa diterapkan agar Anda dapat menjadi lebih proaktif dalam proyek:
- Membuat perencanaan yang detail, sehingga Anda dapat melakukan follow up dan tinjauan dengan setiap pihak yang bertanggung jawab dengan tugas terkait.
- Mengidentifikasi potensi krisis dan mencegahnya
Hal-hal yang Harus Dihindari saat Menjadi Project Manager
Sebagai manusia tentunya wajar jika Anda berbuat kesalahan. Tetapi dengan peran Anda sebagai Project Manager yang menjembatani klien dan tim, tentunya meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan sangat penting.
Terkadang kesalahan kecil yang mungkin Anda buat, dapat berakibat pada gagalnya proyek hingga kehilangan kepercayaan tim atau klien.
Oleh karena itu usahakan untuk menghindari hal-hal berikut ini:
1. Melupakan Kerja Sama Tim
Keberhasilan sebuah proyek tentunya tak lepas dari kerja keras setiap pihak yang mencurahkan energi dan waktunya. Setiap pihak yang terlibat dalam sebuah proyek tidak bisa disepelekan, termasuk setiap orang dalam tim Anda.
2. Kurang Berkomunikasi
Berkomunikasi dengan tim sangat penting dilakukan. Lakukan pengecekan rutin, peninjauan target, dan berkomunikasilah dengan tim Anda agar mereka tetap termotivasi pada setiap tahap proyek.
3. Menjadi Robot
Sudah bukan zamannya untuk menjadi orang yang tidak mudah baper (bawa perasaan). Angka, deadline proyek, dan klien memang penting, namun Anda tidak boleh lupa bahwa Anda bekerja sama dengan manusia.
Saat ini kemampuan berempati, menunjukkan sikap perhatian, serta dapat menghargai individu, merupakan kualitas karakter yang semakin dicari dan bernilai lebih.
4. Mengorbankan Kualitas karena Budget
Terdengar sulit, tapi kualitas hasil proyek sebaiknya tidak dikorbankan karena budget yang menghimpit. Anda sebagai Project Manager dapat memastikan setiap produk yang dibuat sesuai dengan budget tetap memenuhi standar Anda maupun klien. Buatlah perencanaan standar kualitas di awal proyek yang dikomunikasikan ke tim Anda dan disetujui oleh klien.
5. Gagal Memahami Usaha dan Proses
Memenuhi kualifikasi standar kualitas dan deadline memerlukan usaha dan waktu setiap pihak yang terlibat. Tidak sedikit manajer yang gagal memahami usaha dan waktu yang diperlukan untuk memberikan sebuah hasil yang baik dan sesuai harapan karena kurang mengetahui jalannya proses sebuah pekerjaan.
Agar Anda dapat memberikan estimasi waktu yang sesuai pada klien, selalu diskusikan hal ini dengan tim Anda.
Tim yang mengerjakan proyek, terutama di bagian teknis, akan memberikan perkiraan waktu yang diperkirakan sesuai untuk mencapai hasil dan kualitas yang diinginkan.
Kamu juga bisa mendapatkan ilmu untuk menjadi Project Manager dengan mengikuti kelas Belajar Mengelola Project Dengan Skill Project Management. Kelas ini tentunya dibawakan oleh praktisi yang sudah berpengalaman selama bertahun-tahun dan siap membagikan ilmunya untuk Anda. Ayo buruan daftar akun Kognisi.id gratis sekarang!
Penulis: Serenata L. Kedang
