Tahukah Anda, apabila time management skill adalah salah satu soft skill yang sangat dihargai perekrut sebuah perusahaan saat wawancara berlangsung? Recruiter akan menganggap kemampuan ini sebagai nilai tambah dan bisa membawa Anda menjadi pekerja profesional dan memiliki karir gemilang di masa depan. Produktif, bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dan juga bekerja secara efisien adalah kualitas yang bisa didapatkan jika Anda memiliki time management skill yang baik.
Nah, apa itu time management skill? Apa saja manfaat dan cara meningkatkannya? Yuk baca artikel Kognisi.id berikut ini sampai selesai karena akan ada pembahasan lengkap yang pastinya bermanfaat bagi Anda.
Apa itu Time Management Skill?
Menurut Frank Atkinson, yang tertulis dalam bukunya yang berjudul “Successful Time Management”, time management skill adalah keterampilan yang memiliki kaitan dengan berbagai upaya dan tindakan terencana seseorang yang bertujuan untuk memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Maka, dapat disimpulkan bahwa definisi time management skill adalah suatu perencanaan kegiatan atau pekerjaan yang melibatkan pembagian waktu agar bisa digunakan sebaik-baiknya. Karena setiap jam, menit, atau detik yang terlewat tidak akan pernah bisa diulang dan didapatkan kembali di masa depan.
Mengapa Time Management Skill Penting untuk Dimiliki Insan Pekerja?
Manusia hidup tidak hanya untuk bekerja, melainkan ada banyak sekali aktivitas yang harus dilakukan dalam sehari. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa time management skill sangat penting untuk dimiliki pekerja:
1. Menjadi Lebih Produktif dalam Menjalani Hari
Terlalu pusing memikirkan harus melakukan apa atau mulai dari mana di saat pekerjaan mengantre akan membuat seseorang cenderung menghabiskan waktu tanpa menyelesaikan pekerjaan apapun. Dengan time management skill, Anda akan mengetahui pekerjaan mana saja yang merupakan prioritas dan bisa memulainya dari sana. Jika disandingkan dengan manajemen waktu yang baik, maka Anda bisa lebih produktif dalam menjalani hari.
2. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Pembagian waktu yang terencana dengan baik akan meningkatkan efisiensi kerja Anda. Selain bisa merencanakan bagaimana Anda harus memulai suatu pekerjaan, time management juga bisa menuntun Anda untuk mengurangi kegiatan-kegiatan kurang penting yang bisa menghambat kinerja Anda. Selain itu, Anda bisa memiliki waktu tambahan untuk mengasah kreativitas.
3. Meningkatkan Fokus dalam Melakukan Kegiatan
Karena jadwal tersusun rapi, maka Anda akan fokus dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan lainnya. Komitmen dan juga fokus yang terjaga akan membuat pekerjaan selesai tepat waktu dan Anda bisa lanjut mengerjakan aktivitas lain setelahnya.
4. Mengurangi Stress dan Cemas
Anda tidak perlu merasa cemas akan pekerjaan yang menumpuk atau tidak bisa selesai tepat waktu. Karena dengan time management skill, Anda pasti akan mengerjakan semua tugas yang terjadwal tersebut tanpa tekanan dan memberi kepuasan tersendiri akan hasilnya.
5. Memiliki Waktu untuk Melakukan Hal Lain selain Bekerja
Pada masa ini, Anda mungkin tidak asing lagi saat mendengar istilah work life balance digaungkan melalui media sosial karena cukup banyak generasi muda yang rela “kerja keras bagai kuda”. Begitu istilahnya. Padahal, kerja keras yang seperti itu akan merugikan diri sendiri; seperti kesehatan memburuk, gangguan kecemasan, dll. Maka dari itu, time management yang baik bisa memberi Anda waktu luang untuk beraktivitas selain bekerja karena hidup terlalu indah untuk dihabiskan hanya dengan bekerja.
Apa Saja Akibat yang Ditimbulkan Time Management yang Buruk?
Berikut ini adalah akibat yang bisa timbul apabila seseorang tidak mampu mengatur waktunya dengan baik:
1. Pekerjaan yang Tertunda Akhirnya Menumpuk
Jika seseorang tidak bisa mengatur waktu dan menggunakannya dengan baik, pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan tepat waktu jadi tertunda. Pemikiran “ah masih ada hari esok” akan membuat pekerja kelimpungan dan keteteran. Alhasil, pekerjaan akan terus bertambah setiap harinya dan tidak akan bisa selesai sesuai deadline.
2. Menurunkan Kredibilitas dan Performa Kerja
Seperti yang dijelaskan di awal, perekrut perusahaan sangat menghargai orang yang memiliki time management skill. Sebaliknya, jika ternyata pekerja menunjukkan penurunan performa karena tidak dapat mengatur waktu kerjanya, maka perusahaan akan menandainya sebagai orang yang tidak kredibel.
3. Memperburuk Hubungan Interpersonal
Apapun pekerjaannya, Anda pasti akan selalu terhubung dengan orang lain; seperti bos, rekan kerja, klien, dan lain sebagainya. Apabila tidak memiliki time management skill, pekerjaan yang tidak beres cenderung memicu sensitivitas dan memperburuk hubungan interpersonal (antar pribadi) Anda dan rekan kerja Anda.
4. Waktu Terbuang Sia-sia
Waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan malah terpakai untuk scrolling layar smartphone. Perlu diingat, waktu yang terbuang sia-sia tidak bisa didapatkan kembali.
5. Kesehatan Mental Terganggu
Karena tidak memiliki waktu luang untuk melakukan hobi atau istirahat, seorang pekerja yang tidak bisa mengatur waktu akan sering berhadapan dengan rasa cemas dan stress berat. Jika dibiarkan terlalu lama, kesehatan mental orang tersebut bisa terganggu dan tidak akan bisa memberikan performa terbaiknya.
10 Tips Meningkatkan Time Management Skill
Bagi yang masih belajar mengatur waktu, berikut ini adalah 10 tips yang bisa dilakukan untuk meningkatkan time management skill dan mempermudah hari-hari Anda:
1. Belajarlah untuk Membuat Skala Prioritas
Buat daftar pekerjaan dan aktivitas Anda dalam sehari, seminggu, dan bila perlu sebulan. Bagi masing-masing aktivitas menurut waktu dan tenggatnya (jika ada) ke dalam kategori berikut ini:
- Penting dan mendesak: pekerjaan yang harus segera diselesaikan karena sudah mendekati deadline.
- Penting tetapi tidak mendesak: karena tenggat waktu yang masih lama, Anda bisa mengerjakan pekerjaan di kategori ini secara bertahap (mencicil).
- Tidak penting tetapi mendesak: kategori aktivitas ini tergolong tidak penting tapi harus segera diselesaikan. Contohnya adalah menghubungi klien atau mitra kerja, meeting dengan rekan kerja, dan lain sebagainya.
- Tidak penting, tidak mendesak: aktivitas di kategori ini tergolong hal-hal yang tidak akan mempengaruhi pekerjaan atau keseharian Anda walau tidak dikerjakan. Jangan pernah melakukan kegiatan di kategori ini bila sedang banyak pekerjaan penting lainnya.
2. Kenali Bagaimana Cara Anda Bekerja
Cara bekerja satu orang dengan yang lainnya tidak bisa disamaratakan karena ada faktor time management dan ritme bekerja masing-masing. Apabila Anda terbiasa bisa menyelesaikan pekerjaan saat suasana tenang dan lengang, maka terapkanlah demikian. Apabila Anda terbiasa bekerja dengan tekanan, maka sesuaikanlah dengan waktu Anda bekerja.
3. Kurangi Kegiatan yang Tidak Perlu
Kurangi kegiatan seperti membuka-buka media sosial atau platform belanja online agar Anda bisa fokus dalam bekerja. Bukan berarti Anda harus terus bekerja dari pagi sampai malam, tetapi beri batasan untuk waktu luang agar tidak penat dalam bekerja.
4. Gunakan Agenda atau Aplikasi Pembuat Jadwal
Anda tidak boleh terlalu yakin dengan ingatan Anda, karena manusia yang dihadapkan dengan tekanan bisa saja lupa dan melewatkan jadwal penting. Gunakan agenda atau aplikasi pembuat jadwal di smartphone Anda supaya tidak ada jadwal yang terlewat dan sesuai dengan time management yang Anda buat.
5. Beri Batasan Durasi untuk Setiap Aktivitas
Memberi batasan durasi untuk pekerjaan dan kegiatan sangat penting bagi kelangsungan time management Anda. Dengan memberi batasan durasi, maka Anda bisa melakukan banyak hal di dalam satu hari dengan produktif.
6. Jangan Ragu untuk Meminta Bantuan di Saat Anda Membutuhkannya
Tidak perlu menjadi seorang perfeksionis yang lebih suka mengerjakan pekerjaannya sendiri. Mintalah bantuan kepada rekan kerja, keluarga, atau teman ketika Anda merasa telah mencapai batasan dan tidak lagi produktif.
7. Sediakan Waktu untuk Beristirahat
Mesin saja memerlukan waktu istirahat agar tidak cepat rusak, demikian pula dengan manusia. Fisik dan pikiran Anda perlu beristirahat agar bisa kembali fresh saat diperlukan kembali dalam menyelesaikan pekerjaan yang akan datang. Jadikan waktu istirahat ini sebagai self reward untuk Anda yang telah bekerja keras.
8. Rapikan Barang Anda
Suasana di sekitar Anda bisa jadi sangat mempengaruhi mood dalam bekerja, Maka dari itu, cobalah untuk menata kembali barang-barang yang ada di meja kerja atau ruangan supaya Anda bisa lebih nyaman dalam bekerja sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
9. Kurangi Basa-Basi yang Menguras Waktu
Beranikan diri Anda untuk berkata tidak dan menolak diajak basa-basi oleh rekan kerja di kantor yang akan menguras waktu Anda. Berikanlah pengertian kepada mereka bahwa obrolan yang tidak mendesak itu bisa dilakukan pada waktu istirahat.
10. Rencanakan Aktivitas Anda Setiap Harinya dengan To Do List
Tips terakhir yang tidak kalah penting adalah membuat to do list. Apabila Agenda mencatat waktu dan kegiatan yang akan dilakukan, maka to do list mencatat hal-hal penting yang harus dilakukan dalam satu hari secara mendetail dalam bentuk poin-poin. Daftar ini juga akan membantu Anda karena setiap menyelesaikan satu kegiatan, Anda bisa menorehkan checklist sebagai penanda, sehingga tidak ada satu aktivitas pun yang terlewat.
Time is Money. Kelola Waktu Anda secara Bijak, ya!
Setelah membaca artikel ini, pasti Anda semakin paham bahwa waktu sangatlah berharga dan harus digunakan sebaik mungkin. Agar semakin cakap dalam mengelola waktu, yuk ikuti kelas “Kiat Makin Produktif dan Berkualitas dengan Individual Wellness” yang tersedia di Kognisi.id by Kompas Gramedia. Selamat meningkatkan time management skill Anda dan menjadi seorang profesional!
Penulis: Tami Kira
