Kesuksesan suatu proyek sangat bergantung pada bagaimana proyek itu direncanakan. Sebelum memulai proyek, seorang manajer pasti akan membuat perencanaan atau project planning. Project planning adalah faktor penting yang memuat rencana pengerjaan, alokasi anggaran, alokasi SDM, hingga hasil akhir yang hendak dicapai.
Perencanaan semacam ini tentu memudahkan para stakeholder untuk memantau jalannya suatu proyek. Staycation aja perlu perencanaan, apalagi proyek. Iya, kan?
Untuk informasi selengkapnya tentang project planning, yuk ikuti pembahasan berikut.
Apa itu Project Planning?
Project planning adalah fase kedua dari empat fase yang harus dilalui proyek, yang meliputi fase inisiasi, fase perencanaan, fase eksekusi, dan fase penutupan.
Pada fase ini, dihasilkan suatu dokumen yang berisi perencanaan lengkap atau biasa disebut project plan. Project plan berisi tentang gambaran umum bagaimana suatu proyek akan dijalankan dan seperti apa output yang akan dihasilkan.
Perbedaan Project Planning dan Project Management
Saat membaca istilah project planning, mungkin kau akan mengiranya sebagai project management. Padahal, keduanya adalah aktivitas yang berbeda. Lantas, apa perbedaan antara keduanya?
1. Project planning
Tugas utama seorang project planner adalah membuat perencanaan detail tugas di suatu proyek. Tidak hanya itu, seorang planner juga harus mampu menganalisis berbagai kendala yang mungkin dihadapi serta bagaimana menyelesaikannya.
2. Project management
Seorang project manager bertugas untuk memantau pelaksanaan dan perencanaan proyek secara keseluruhan dan memutuskan metodologi apa yang sesuai untuk keberhasilan proyek tersebut.
Artinya, project management memiliki scope tugas yang lebih luas daripada project planning.
Jika kamu sedang mencari tempat kursus untuk mengasah skill project management tapi belum nemu yang sesuai, yuk coba gabung bersama course dari Kognisi.id Belajar Mengelola Project dengan Skill Project Management.
Course tersebut menawarkan pelatihan terkait metodologi project management, mempelajari tahapan di setiap fase project management, serta mengenal profesi dan skill project manager.
7 Manfaat Membuat Project Planning
Project planning adalah fase yang paling penting dari keseluruhan fase pada suatu proyek. Hal itu lantaran banyak manfaat yang akan didapatkan dengan adanya perencanaan proyek. Adapun manfaatnya adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan keberhasilan suatu proyek
Kegagalan proyek merupakan hal sudah biasa bagi suatu perusahaan. Melansir Jotform.com, tingkat kegagalan proyek pada sebagian besar perusahaan mencapai 70%.
Alasannya pun cukup beragam, 38% diantaranya menyatakan bahwa banyak anggota tim yang masih bingung dengan tugas dan tanggung jawab yang harus diembannya.
Untuk itu, dibutuhkan suatu project planning agar proyek bisa dipetakan secara lebih rinci. Sehingga, kegagalan proyek bisa dihindari.
2. Tertib anggaran
Jika membahas suatu proyek, tentu tak akan luput dari pembahasan anggaran. Terlebih, anggaran yang dibahas tidak sedikit.
Untuk menertibkan distribusi anggaran yang sedemikian besarnya, dibutuhkan suatu perencanaan yang sangat matang. Oleh sebab itu, project planning adalah bagian penentu dari besar kecilnya anggaran yang dikeluarkan.
3. Menjalin komunikasi yang harmonis antar tim
Salah satu kunci keberhasilan suatu proyek adalah bagaimana semua pihak yang terlibat bisa selalu menjalin komunikasi. Dengan adanya komunikasi, semua kendala bisa segera diatasi.
Terlebih, di era teknologi ini komunikasi bisa dilakukan melalui berbagai media, baik media chatting, video call, dan voice call.
4. Memudahkan proses pemantauan proyek
Tanpa adanya pemantauan secara ketat, suatu proyek bisa berpotensi gagal. Untuk memudahkan pemantauan itu, seorang manajer atau pihak lain yang berkepentingan harus kembali pada project plan yang telah disusun dan melacak sejauh mana proyek berjalan.
5. Meminimalisir pengunduran diri para pekerja
Masih melansir Jotform.com, 87% para pekerja enggan untuk meninggalkan proyek jika mereka bisa tetap terhubung secara baik dengan atasannya.
Artinya, peran atasan dalam membimbing para pekerjanya cukup berdampak signifikan bagi kesuksesan suatu proyek. Oleh sebab itu, mempelajari project planning adalah solusi terbaik agar semua pihak memahami betul tugas dan tanggung jawabnya.
6. Memberikan pemahaman risiko
Semua kegiatan, termasuk proyek, tentu tidak akan lepas dari risiko. Menghilangkan risiko adalah hal yang hampir mustahil untuk dilakukan.
Namun, kamu bisa membuat manajemen risiko untuk meminimalisir kegagalan. Melalui perencanaan yang matang, diharapkan semua risiko bisa dihadapi dan diselesaikan.
7. Memudahkan proses identifikasi dependensi tugas
Dependensi atau ketergantungan antara satu tugas dan tugas yang lain harus diidentifikasi secara tepat. Hal itu bertujuan untuk menghindari tumpang tindih yang justru bisa membuat penyelesaian proyek molor.
Melalui perencanaan, akan terlihat jelas mana saja tugas yang saling terkait satu sama lain dan mana saja tugas yang bisa dikerjakan secara bersamaan.
10 Langkah Membuat Project Planning yang Sukses
Agar project planning kamu bisa sukses, yuk perhatikan 10 langkah berikut ini.
1. Menentukan ruang lingkup proyek
Ruang lingkup proyek meliputi tujuan, hasil akhir, anggaran, sumber daya manusia, dan rencana teknis lainnya. Langkah ini merupakan langkah paling tepat untuk membentuk gambaran umum atau garis besar proyek.
Di langkah ini, kamu tidak perlu menjabarkan setiap elemen. Namun, hanya perlu merumuskan lingkup apa saja yang harus ada di project plan.
2. Menyusun daftar rincian kerja
Langkah selanjutnya adalah menyusun daftar rincian kerja berdasarkan kebutuhan proyek. Daftar rincian kerja meliputi pembagian tim beserta job desc masing-masing. Jika dibutuhkan, setiap tim bisa melakukan akuisisi staf tambahan.
3. Menyusun berkas cakupan proyek
Berkas cakupan yang disusun meliputi daftar pencapaian, timeline project, bentuk dokumentasi, dependensi tugas, dan pembentukan jadwal. Dengan adanya cakupan ini, seorang manajer bisa mengetahui mana saja hal-hal yang diperlukan atau tidak diperlukan.
4. Menjalin komunikasi dengan stakeholder
Proyek bukan ditujukan pada satu orang saja, melainkan memuat kepentingan bersama. Oleh sebab itu, setiap pengambilan keputusan harus melibatkan pihak stakeholder. Dengan jalinan komunikasi yang baik, Anda tahu ekspektasi stakeholder seperti apa terkait perencanaan yang diinginkan.
5. Manajemen sumber daya proyek
Project planning adalah langkah paling penting untuk memperkirakan semua hal terkait kebutuhan proyek. Di langkah ini, Anda harus mampu mengatur sumber daya yang mendukung keberhasilan proyek, misalnya pembentukan tim yang andal, pemilihan bahan yang berkualitas, mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan, dan menentukan sumber iklan jika ada.
Membahas masalah iklan tentu tak luput dari bagaimana strategi dan desain yang sesuai. Jika kamu tertarik untuk belajar strategi dan desain iklan sebagai bagian dari promosi atau marketing, yuk coba ikut course Membuat Desain Iklan & Promosi yang Efektif dan Atraktif untuk Desainer Iklan dan Promosi di Kognisi.id.
Dari course tersebut, kamu akan diajak untuk mempelajari strategi pembuatan iklan, desain iklan, teknik periklanan, sampai bagaimana sih cara menulis kalimat iklan yang baik dan benar.
6. Menyusun timeline project
Timeline project merupakan linimasa yang menampilkan urutan kegiatan pada suatu proyek. Dengan adanya timeline ini, diharapkan semua pihak yang terlibat di dalam proyek akan tahu kapan harus mulai bekerja dan bagaimana proyek akan berjalan, sehingga proyek bisa selesai tepat waktu.
7. Membuat rincian biaya
Tanpa ada biaya, suatu proyek tidak akan bisa berjalan. Besar kecilnya biaya bergantung pada bagaimana proyek itu direncanakan. Project planning adalah fase yang tepat untuk membuat rincian biaya proyek secara mendetail.
8. Mengidentifikasi berbagai kendala yang mungkin dihadapi
Kendala proyek adalah hal yang tidak bisa dihindari oleh siapapun. Seorang planner harus mampu mengidentifikasi sejak dini kendala yang mungkin dihadapi pada proyek, sehingga bisa segera dicari solusinya. Jika tidak diantisipasi sejak awal, proyek bisa berpotensi molor karena ketidaksiapan tim.
9. Menyusun project plan
Setelah semua hal terkait perencanaan proyek sudah selesai, langkah selanjutnya adalah menyusun project plan dalam bentuk dokumen resmi, baik dalam bentuk soft file atau hard file.
10. Mengecek ulang dokumen perencanaan
Langkah terakhir ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian isi dokumen dan data-data yang telah dikumpulkan, sehingga kesalahan bisa diminimalisir. Jika masih ada kekurangan dan kesalahan, planner harus segera melengkapi dan memperbaikinya.
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa project planning adalah fase paling penting yang menjadi dasar eksekusi suatu proyek. Terlebih, proyek memegang peranan cukup penting bagi perkembangan sebuah bisnis.
Di era disrupsi ini, dibutuhkan strategi yang efektif agar bisnis bisa terus bersaing dengan kompetitor. Jika kamu ingin tahu bagaimana membentuk strategi bisnis yang kompetitif, cobalah untuk bergabung dengan course Business Strategy 101: Menciptakan Keunggulan Kompetitif di Era Disrupsi.
Melalui course tersebut, kamu akan dibantu untuk mengenali tiga strategi bisnis yang umum digunakan, memahami apa itu value creation, dan menerapkan teori dan bisnis tools yang ada.
Mudah-mudahan artikel tentang project plan di atas bisa membantu kamu membuat rencana proyek yang matang, ya. Kamu bisa buat akun belajar di Kognisi.id untuk bisa ikutan berbagai kursus online, supaya kamu lebih siap menghadapi tantangan dunia kerja. Yuk, segera buat akun kognisi.id sekarang!
Penulis: Serenata L. Kedang
